ใบแจ้งหนี้ คืออะไร ธุรกิจออนไลน์จำเป็นต้องมีไหม

ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าในแววงคนทำธุรกิจจะต้องเจอกับ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และ ใบวางบิล (Billing Note) วางบิลอยู่เสมอ เพราะเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการติดต่อซื้อขายและแจ้งยอดชำระระหว่างธุรกิจกับลูกค้านั่นเอง แต่สำหรับผู้ที่ขายของออนไลน์หรือผู้ทำธุรกิจออนไลนมือที่ยังไม่เข้าใจว่า ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และ ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร วันนี้ Fillgoods จะพาไปหาคำตอบกัน

ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

เอกสารใบแจ้งหนี้ (Invoice) และ ใบวางบิล (Billing Note) มักเป็นสิ่งที่มาคู่กันเสมอ ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่แวดวงคนทำธุรกิจต้องรู้จักเป็นอย่างดี เพราะเป็นเอกสารที่ต้องใช้ในการเรียกเก็บค่าบริการต่าง ๆ การชำระเงิน มักใช้กับธุรกิจที่มีการสั่งสินค้าเยอะ ๆ หรือสินค้าล็อตใหญ่ ๆ ธุรกิจที่มีการวางเครดิต ซึ่งใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้จะเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้เรียกเก็บค่าบริการนั่นเอง

โดยใบวางบิล (Billing Note)  จะออกเอกสารเมื่อเจ้าของธุรกิจหรือกิจการต้องการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ตามระยะของกำหนดการวางบิล ซึ่งจะเป็นการเรียกเก็บยอดที่ลูกค้าต้องชำระทั้งหมด ทั้งยอดชำระรายการใหม่และยอดค้างชำระเป็นต้น

ส่วนใบแจ้งหนี้ (Invoice) จะเป็นเอกสารที่ออกหลังจากให้บริการเสร็จเรียบร้อย โดยภายในเอกสารจะระบุรายละเอียดค่าสินค้าและค่าบริการแยกเป็นรายการ พร้อมกำหนดวันเวลาที่ลูกค้าต้องชำระตามกำหนด

การออกใบวางบิลและใบแจ้งหนี้นั้นมีความสำคัญมาก หากธุรกิจอยากเรียกเก็บเงินให้ได้เร็วที่สุดก็ต้องส่งใบวางบิลให้ต้องกับวันรับวางบิลของลูกค้า รวมถึงต้องออกเอกสารที่มีรายละเอียดและข้อมูลที่ครบถ้วน ราคาตรงกับใบเสนอราคา หากทางลูกค้ามีการตรวจสอบแล้วพบวางข้อมูลไม่ตรง ใบวางบิลหรือใบแจ้งหนีนั้นอาจจะถูกตีกลับ และทำให้วันได้รับเงินล่าช้าไปเป็นเดือนเลยทีเดียว

ขั้นตอนออกใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล

1. ตรวจสอบข้อมูลวันรับวางบิลหรือวันรับเช็คของลูกค้า
2. จัดเตรียมเอกสารสำคัญในการวางบิล  1 ชุด (ประกอบด้วย ต้นฉบับ และ สำเนา) หากมีใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อก็ให้แนบไปพร้อมกับใบวางบิล
3. นำส่งเอกสารให้กับลูกค้า โดยที่ลูกค้าต้องเป็นผู้เซ็นยืนยันการรับใบวางบิลนั้น โดยลูกค้าจะเก็บเอกสารฉบับจริงไว้และส่งเอกสารฉบับสำเนากลับมาให้ผู้วางบิลเก็บไว้เป็นหลักฐาน
4. เมื่อถึงวันรับเช็คตามที่กำหนด ให้ผู้ประกอบการเตรียมใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อมอบให้กับลูกค้าและใช้ประกอบการรับเงิน

ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีบนใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

ข้อมูลสำหรับเจ้าของธุรกิจ (ใบแจ้งหนี้ – Invoice )

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท หรือร้านค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสำนักงานสาขา
3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
4. เลขที่ใบวางบิล
5. ลายเซ็นผู้วางบิล พร้อมระบุวันที่ออกเอกสาร

ข้อมูลสำหรับลูกค้า (ใบวางบิล – Billing Note)

1. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมที่ต้องชำระ
4. วันครบกำหนดชำระเงิน
5. ลายเซ็นผู้รับวางบิลและวันที่ได้รับเอกสาร

เอกสารใบแจ้งหนี้ (Invoice) และ ใบวางบิล (Billing Note) เป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับการทำธุรกิจ แต่สำหรับร้านค้าออนไลน์ล่ะ มีความจำเป็นต้องใช้เอกสารทั้ง 2 อย่างนี้มากน้อยแค่ไหน หากเป็นร้านที่ขายสินค้าล็อตใหญ่ ๆ หรือมีการสั่งซื้อสินค้ามาสต็อกไว้ด้วยการใช้เครดิต ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และ ใบวางบิล (Billing Note) ก็ยังมีความจำเป็น แต่ถ้าเป็นการขายสินค้าในปริมาณน้อย ราคาไม่แพงมากถึงขั้นต้องใช้เครดิต ก็สามารถใช้เป็นบิลรายการสินค้าแทนได้นั่นเอง